Ten odcinek pokazuje, że krótszy dzień pracy nie jest „fanaberią”, tylko efektem dobrze poukładanej organizacji, danych i technologii. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wyglądało to w praktyce, zacznij od rozmowy z Łukaszem Szymulą.
Posłuchaj odcinka DSS#34 na YouTube →Artykuły, które czytasz na blogu „Drugiej Strony Sukcesu”, powstają na bazie tematów poruszanych w podcastach. I właśnie dlatego ten tekst nie będzie teorią z podręcznika. Będzie o tym, co naprawdę zadziałało w firmie, która jako pierwsza w Polsce wprowadziła sześciogodzinny dzień pracy.
Mocna rzecz? Tak. Ale najciekawsze jest to, że Łukasz Szymula nie opowiada o tym jak o eksperymencie „dla idei”. On pokazuje, że skrócenie dnia pracy było skutkiem ubocznym czegoś znacznie ważniejszego: uporządkowania procesów, zbudowania odpowiedzialności zespołu i sensownego użycia technologii. Bez tego nie ma mowy ani o 6 godzinach, ani o lepszych wynikach.
Jeśli więc prowadzisz firmę i myślisz o automatyzacji, hybrydzie, krótszym czasie pracy albo po prostu chcesz odzyskać czas marnowany na chaos, ten materiał jest dla ciebie.
Jak technologia skraca dzień pracy? Najpierw usuwa chaos, dopiero potem przyspiesza ludzi
W rozmowie bardzo wyraźnie pada jedna ważna myśl: nie chodziło o to, żeby „pracować szybciej i robić więcej”, tylko o to, żeby robić to samo w krótszym czasie, bez dystraktorów i bez strat na złych procesach. To zasadnicza różnica. W wielu firmach technologia jest kupowana po to, żeby przykryć bałagan. W modelu opisanym w odcinku ma odwrotną rolę: najpierw pokazuje, gdzie firma traci czas, a dopiero potem pomaga ten czas odzyskać.
Łukasz mówi wprost, że od początku mierzyli wszystko, co miało znaczenie biznesowe: EBIT, przychody, marżę brutto, pipeline sprzedażowy, dni chorobowe, zaangażowanie, NPS klientów i pracowników. To nie była zabawa w „nowoczesność”. To był dashboard, który miał odpowiedzieć na proste pytanie: czy skrócenie dnia pracy poprawia firmę, czy ją osłabia?
I tu pojawia się najważniejszy wniosek dla przedsiębiorcy: jeśli nie mierzysz, to nie wiesz, czy skracasz czas pracy, czy tylko przesuwasz problem. Technologia ma sens wtedy, gdy daje ci dane do decyzji. Bez tego masz wrażenie postępu, ale nie masz kontroli.
W praktyce oznacza to trzy rzeczy:
- sprawdzasz, gdzie ludzie tracą czas na spotkaniach, poprawkach i szukaniu informacji,
- porządkujesz komunikację i przepływ zadań,
- obserwujesz efekty nie tylko w sprzedaży, ale też w zdrowiu zespołu i retencji.
Właśnie dlatego ten model działał. Nie dlatego, że ktoś „zmniejszył normę”, ale dlatego, że firma zaczęła widzieć własne luki.
Microsoft Teams, Power BI i prostsze procesy — technologia, która daje firmie odzyskany czas
Jeśli ktoś spodziewa się w tym miejscu wyliczenia dziesięciu modnych aplikacji, będzie rozczarowany. I dobrze. Bo w rozmowie nie chodzi o narzędzia dla samego efektu. Łukasz mówi o kilku konkretnych rozwiązaniach, które miały realny wpływ na organizację. Jednym z nich były Teamsy, które w 2019 roku były jeszcze dla wielu firm nowością. W jego organizacji stały się głównym środowiskiem pracy i komunikacji, a część procesów przeniesiono właśnie tam z SharePointa.
Dlaczego to ważne? Bo jeśli ludzie mają mniej czasu, nie możesz pozwolić sobie na rozproszenie po pięciu kanałach komunikacji, mailach, telefonach i luźnych ustaleniach. Technologia ma wtedy jeden główny cel: zmniejszyć liczbę kroków potrzebnych do wykonania zadania. Nie komplikować.
Do tego doszła analityka oparta o Power BI. Firma nie tylko „miała dane”, ale naprawdę z nich korzystała. To pozwoliło porównać efekty zmiany w czasie i zobaczyć, co jest zasługą samej organizacji, a co wynika z rynku czy makroekonomii. To cenna lekcja: bez analityki łatwo pomylić własną decyzję z przypadkiem.
W odcinku pada też bardzo praktyczny detal: zespół wdrożył szkolenia z time and task management oraz odporności psychologicznej. I to jest ważniejsze, niż brzmi. Sam system nie skróci dnia pracy. To ludzie skracają czas straty, jeśli wiedzą, jak planować, priorytetyzować i domykać zadania. Technologia bez kompetencji zespołu jest tylko nowym pudełkiem na stary bałagan.
Jeżeli miałbym sprowadzić to do jednego zdania, brzmiałoby tak: narzędzia nie skracają pracy same z siebie, ale mogą brutalnie obnażyć nieefektywność i pomóc ją wyciąć.
W połowie rozmowy pojawia się bardzo ważny wątek: jak przygotować zespół i procesy, żeby technologia naprawdę odciążała ludzi, zamiast dokładać im roboty. W podcaście usłyszysz, jak to wyglądało od środka.
Posłuchaj odcinka DSS#34 na YouTube →Najpierw kultura odpowiedzialności, potem automatyzacja. Inaczej projekt się rozsypie
To jest moment, w którym wiele firm popełnia błąd. Chcą wprowadzić automatyzację albo skrócony czas pracy, a jednocześnie nie mają zaufania w zespole, nie umieją delegować i toną w mikrozarządzaniu. Łukasz mówi wprost: jeśli organizacja ma niski poziom zaangażowania, konflikty albo toksyczną kulturę, taki projekt się nie uda.
Dlatego przed wdrożeniem sześciogodzinnego dnia pracy zespół przeszedł siedem miesięcy pracy warsztatowej. To nie był kosmetyczny projekt. To była zmiana sposobu myślenia o pracy. Najpierw zespół razem identyfikował, co nie działa. Potem ustalał priorytety. Dopiero później wdrażano rozwiązania. Co miesiąc pojawiały się checkpointy, podczas których sprawdzano, co już działa, a co nadal blokuje efektywność.
To ważne także dla automatyzacji. Wiele firm zaczyna od narzędzia, a nie od problemu. Kupują system do zarządzania zadaniami, chmurę, CRM albo komunikator, ale nie mają odpowiedzi na pytanie: co dokładnie chcemy uprościć? Jeśli nie znasz odpowiedzi, technologia tylko przyspieszy chaos.
W rozmowie wybrzmiewa też ważna zasada: osoby najbliżej problemu najlepiej wiedzą, jak go rozwiązać. To dlatego pracownicy współtworzyli model pracy, zamiast dostać odgórny nakaz. Menedżer nie był tu kontrolerem. Był facylitatorem i gwarantem zmiany. To właśnie taki styl przywództwa pozwala, żeby technologia wspierała odpowiedzialność, a nie ją zastępowała.
Jeśli więc myślisz o automatyzacji w swojej firmie, zacznij od pytań:
- Gdzie ludzie tracą czas najczęściej?
- Które zadania są powtarzalne i nadają się do uproszczenia?
- Jakie procesy wymagają zgody, a jakie można oddać zespołowi?
- Co trzeba zmierzyć, zanim cokolwiek zmienisz?
Bez tej pracy nawet najlepsze narzędzie nie zrobi roboty za ciebie.
Co naprawdę dała technologia w firmie Łukasza Szymuli?
Najkrótsza odpowiedź brzmi: czas, porządek i lepsze decyzje. Ale warto rozwinąć to uczciwie. W odcinku padają konkretne efekty: wzrost wskaźników biznesowych, spadek liczby dni chorobowych o ponad 50% średnio w ciągu pięciu lat, 100% retencji pracowników przez pięć lat i bardzo wysoki poziom zaangażowania. To nie są puste deklaracje, tylko dane z długiego okresu.
Właśnie dlatego ta historia jest interesująca dla przedsiębiorców. Pokazuje, że technologia i automatyzacja nie muszą oznaczać zwalniania ludzi albo „cięcia kosztów”. Mogą stać się narzędziem do zbudowania zdrowszej organizacji, w której ludzie pracują krócej, ale bardziej świadomie. Warunek jest jeden: trzeba być gotowym wyciąć wszystko, co zbędne.
W praktyce oznacza to także gotowość do niewygodnych odkryć. Łukasz przyznaje, że jedną z największych niespodzianek była skala procesów, które nie działały tak dobrze, jak wcześniej zakładał. Druga rzecz, która go zaskoczyła, to różne tempo adaptacji zespołów. Szczególnie trudny okazał się obszar księgowości, gdzie sztywna liczba procesów i deadline’ów ograniczała możliwość zejścia niżej z czasem pracy. To ważne przypomnienie: nie każda automatyzacja da szybki efekt w każdym dziale.
Najważniejszy wniosek? Technologia pomaga skrócić dzień pracy wtedy, gdy:
- porządkuje komunikację,
- daje widoczność na dane i bottlenecki,
- zmusza do uproszczenia procesów,
- wspiera ludzi, którzy wiedzą, po co zmiana jest robiona.
Łukasz mówi też coś bardzo trafnego o przyszłości: firmy będą zmierzać w stronę czystej zadaniowości. Nie liczenia godzin dla samego liczenia, ale kontraktowania się na konkretną robotę. I to brzmi jak kierunek, w którym naprawdę warto iść.
Wnioski dla przedsiębiorcy: od czego zacząć, jeśli chcesz skrócić czas pracy z pomocą technologii
Jeśli z tego odcinka masz zabrać tylko kilka rzeczy, niech to będą te:
- Nie zaczynaj od hasła „pracujemy krócej”. Zacznij od audytu strat czasu.
- Najpierw uporządkuj procesy, potem wdrażaj narzędzia.
- Mierz efekty od pierwszego dnia, ale patrz na nie długofalowo.
- Nie próbuj wdrażać skróconego czasu pracy w kulturze o niskim zaufaniu.
- Technologia ma wspierać odpowiedzialność zespołu, nie ją zastępować.
- Jeśli chcesz automatyzować, zacznij od rzeczy powtarzalnych, nudnych i zabierających energię.
I jeszcze jedno: w tej historii nie ma magii. Jest konsekwencja, odwaga do zadawania niewygodnych pytań i gotowość do zmiany własnych przyzwyczajeń jako lidera. To właśnie dlatego ten model zadziałał.
Jeśli chcesz zobaczyć więcej przykładów, usłyszeć o checkpointach, obawach zespołu, roli Teamsów i o tym, jak wyglądały realne dane po wdrożeniu, koniecznie wróć do pełnej rozmowy. Tam ten temat rozwija się najlepiej.
Jeśli chcesz zrozumieć, jak technologia, dane i proste procesy przełożyły się na realny wynik biznesowy, obejrzyj pełny odcinek. To dobra rozmowa dla każdego, kto myśli o automatyzacji bez marketingowego dymu.
Posłuchaj odcinka DSS#34 na YouTube →