Zanim wejdziesz w szczegóły, posłuchaj całej rozmowy z Renatą Wozbą. To odcinek o biznesie, który rośnie na realnych problemach rynku pracy — i o tym, jak wygląda rekrutacja cudzoziemców od środka.
Posłuchaj odcinka DSS#37 na YouTube →Artykuły z serii Druga Strona Sukcesu powstają z inspiracji tematami poruszanymi w podcaście — ale nie są tylko streszczeniem rozmowy. Ten tekst bierze z odcinka DSS#37 to, co najważniejsze: praktykę, błędy, konsekwencje i wnioski, które przydają się każdemu przedsiębiorcy myślącemu o zatrudnianiu cudzoziemców w logistyce.
Jeśli prowadzisz firmę w branży logistycznej, magazynowej albo produkcyjnej, jedno trzeba powiedzieć wprost: rekrutacja pracowników zagranicznych nie jest „dodatkiem” do biznesu. To dziś jeden z filarów ciągłości operacyjnej. Renata Wozba, prezes grupy T2S, mówi o tym bez lukru. W ich świecie chodzi o obsadzenie zmian, dowiezienie wolumenów, utrzymanie terminowości i przejście przez piki sezonowe bez rozsypania całego procesu.
Właśnie dlatego temat zatrudniania cudzoziemców trzeba traktować jak system, a nie jak jednorazową akcję. Sama potrzeba pracowników to dopiero początek. Prawdziwe wyzwanie zaczyna się później: w dokumentach, legalizacji, organizacji pracy, komunikacji międzykulturowej i zarządzaniu ryzykiem. I dokładnie o tym jest ten artykuł.
Rekrutacja cudzoziemców w logistyce zaczyna się od prawdy o rynku pracy
T2S działa w obszarze outsourcingu procesowego dla dużych graczy logistycznych i przemysłowych. To oznacza jedną rzecz: firma nie zatrudnia ludzi „na wszelki wypadek”. Ona odpowiada za realne procesy operacyjne klientów. Jeśli ktoś nie przyjdzie na zmianę, nie ma romantyzmu. Jest przestój, koszt i problem po stronie całego łańcucha.
Renata jasno mówi, że polski rynek nie daje dziś wystarczającej liczby pracowników liniowych do ciężkiej pracy zmianowej. Logistyka wymaga ludzi gotowych pracować na nogach, często w nocy, przy dużych gabarytach i pod presją czasu. Dlatego cudzoziemcy nie są tu modą ani eksperymentem. Są odpowiedzią na brak kadrowy, który po prostu trzeba obsłużyć biznesowo.
To prowadzi do pierwszego praktycznego wniosku: zanim zaczniesz rekrutować za granicą, sprawdź, czy naprawdę rozumiesz specyfikę stanowiska. Inaczej będziesz szukał ludzi do pracy, której sam nie opisałeś uczciwie. A wtedy nawet najlepsza kampania rekrutacyjna nie pomoże.
W logistyce kluczowe są trzy rzeczy:
- realny opis obowiązków, bez upiększania;
- jasne wymagania dotyczące zmian, obciążeń fizycznych i zasad BHP;
- świadomość, że cudzoziemiec musi wiedzieć od początku, na co się zgadza.
To brzmi banalnie, ale właśnie tu powstaje większość problemów. Nie tam, gdzie zaczynają się formalności. Tylko tam, gdzie firma obiecuje coś, czego proces później nie dowozi.
Jakie dokumenty i procedury są potrzebne przy zatrudnianiu cudzoziemców?
W rozmowie mocno wybrzmiewa jeden motyw: legalizacja to nie dodatek, tylko rdzeń całego procesu. Przy zatrudnianiu cudzoziemców potrzebne są nie tylko listy intencyjne od klientów, ale też sprawna organizacja dokumentów legalizacyjnych, tak aby pracownik mógł legalnie przyjechać i podjąć pracę w Polsce lub na innym rynku, na którym działa firma.
Renata opowiada o pierwszych latach działalności, kiedy wraz ze wspólniczką latały do Azji, rozmawiały z władzami dyplomatycznymi i próbowały ściągać pracowników do Polski. To nie była teoria z prezentacji, tylko żmudne przechodzenie przez kolejne etapy. W praktyce oznacza to, że firma musi zadbać o:
- zgodność zatrudnienia z przepisami kraju, w którym pracownik ma pracować;
- pełną ścieżkę dokumentacyjną przed rozpoczęciem pracy;
- komunikację z klientem, który musi wiedzieć, że zespół jest nie tylko zrekrutowany, ale także gotowy formalnie;
- wewnętrzny zespół, który potrafi prowadzić proces od początku do końca.
Tu ważna uwaga: w branży opartej na cudzoziemcach nie wystarczy „mieć kontaktów”. Trzeba mieć procedury. T2S budowało je latami, często na własnych błędach i nieprzyjemnych doświadczeniach. To właśnie dlatego dziś mogą działać skalowalnie.
Drugi wniosek jest prosty: jeśli twoja firma zatrudnia cudzoziemców, to dział HR musi być równie silny jak operacje. Bez tego będziesz gasić pożary zamiast budować proces.
Największy błąd w rekrutacji pracowników zagranicznych? Zakładanie, że wszyscy myślą jak ty
Jedna z najmocniejszych historii z odcinka dotyczy pierwszego projektu T2S w centrum dystrybucji Biedronki. Po dopięciu rekrutacji, szkoleniach i wdrożeniu zespół był gotowy. A potem… połowa ludzi nie przyszła na zmianę. Powód? Black Friday. Dla części pracowników z Indii zakupowy szał był ważniejszy niż pierwszy dzień pracy.
To może brzmieć zabawnie tylko z dystansu. W praktyce było to dla firmy ogromne ryzyko operacyjne i stres przed klientem. Ale ta historia pokazuje coś ważniejszego: w rekrutacji cudzoziemców nie chodzi tylko o znalezienie kandydatów. Trzeba jeszcze przewidzieć ich kontekst kulturowy, przyzwyczajenia i sposób rozumienia zobowiązań.
W innym momencie rozmowy pojawia się też temat różnic religijnych. Część pracowników odmawiała wykonania niektórych czynności po zakończeniu podstawowej pracy, bo nie pozwalało im na to wyznanie. Dla firmy to trudna sytuacja, bo klient oczekuje kompletnego wykonania usługi. Ale właśnie tu wychodzi prawdziwa jakość zarządzania: nie w deklaracjach, tylko w tym, jak reagujesz na zderzenie różnych systemów wartości.
Jakie lekcje płyną z tych doświadczeń?
- nie zakładaj, że „poinformowany” pracownik zawsze zachowa się zgodnie z twoją logiką biznesową;
- wdrażaj ludzi nie tylko w zakres obowiązków, ale też w konsekwencje absencji;
- przygotuj koordynatorów na sytuacje, których nie da się rozwiązać standardową procedurą;
- mów wprost o zasadach pracy, także o tym, co jest nieprzekraczalne.
To jeden z powodów, dla których rekrutacja cudzoziemców w logistyce wymaga dojrzałego partnera, a nie wyłącznie pośrednika.
W odcinku DSS#37 Renata Wozba mówi też o tym, jak wyglądała ich pierwsza współpraca z dużym klientem i dlaczego czasem o sukcesie decyduje jeden dzień, jedna zmiana i jedno niedopatrzenie. To dobry moment, żeby wrócić do rozmowy i usłyszeć szczegóły.
Posłuchaj odcinka DSS#37 na YouTube →Jak przygotować firmę na piki sezonowe i ryzyko operacyjne?
W logistyce nie ma równych miesięcy. Są piki. Przed świętami, podczas promocji, w określonych momentach roku, a w branży przemysłowej czy spożywczej — jeszcze w innych cyklach. T2S działa w modelu, w którym te skoki popytu są normą, nie wyjątkiem. Dlatego firma buduje swoje systemy rekrutacyjne i operacyjne z wyprzedzeniem.
Renata podkreśla, że dziś klienci też są lepiej przygotowani niż kilka lat temu. Automatyzują procesy, wdrażają robotykę, przestawiają się na bardziej elastyczne modele działania. Ale nawet przy całej technologii człowiek nadal jest potrzebny na stanowiskach liniowych. I właśnie dlatego rekrutacja cudzoziemców musi być powiązana z prognozowaniem obciążenia, a nie tylko z bieżącym brakiem ludzi.
Jeśli chcesz prowadzić taki proces dobrze, pamiętaj o kilku rzeczach:
- buduj rekrutację przez cały rok, nie dopiero wtedy, gdy klient dzwoni z problemem;
- mieć gotowe scenariusze na wzrost zapotrzebowania;
- zadbaj o rotację ludzi między projektami i sezonami;
- traktuj dział operacyjny i HR jako jeden mechanizm, nie dwa oddzielne światy.
T2S zbudowało system, który pozwala im przechodzić od piku do piku. To nie jest przypadek. To efekt wielu lat wdrożeń, korekt i doświadczeń zdobywanych pod presją.
Różnorodność w zespole to przewaga, ale tylko wtedy, gdy umiesz nią zarządzać
W firmie Renaty pracują osoby z 17 narodowości. To nie jest ozdobnik do prezentacji, tylko codzienność. Taki miks oznacza konieczność uczenia się siebie nawzajem, pilnowania komunikacji i akceptowania różnic. Z perspektywy biznesu to może być przewaga, ale tylko wtedy, gdy organizacja potrafi zamienić różnorodność w porządek, a nie chaos.
W praktyce oznacza to, że HR i operacje muszą znać nie tylko przepisy, ale też realia kulturowe. Czasem trzeba lepiej dobrać zadania do wyznań, czasem wyjaśnić zasady jeszcze raz, a czasem po prostu przyjąć do wiadomości, że to, co dla jednej grupy jest oczywiste, dla innej już nie będzie.
To szczególnie ważne w logistyce, gdzie liczy się tempo i precyzja. Jeśli zespół wielokulturowy ma działać dobrze, potrzebuje:
- czytelnych zasad pracy;
- dobrych koordynatorów na miejscu;
- szkoleń przed wejściem na stanowisko;
- jednoznacznego systemu odpowiedzialności;
- otwartości na problemy, zanim zamienią się w kryzys.
Wnioski z rozmowy są jasne: zatrudnianie cudzoziemców może być ogromną szansą dla biznesu, ale tylko wtedy, gdy firma traktuje ludzi serio. Nie jako „zasób”, tylko jako element procesu, od którego zależy dowiezienie usługi.
T2S pokazuje, że można budować biznes międzynarodowy bez utraty jakości, bez gonienia za wzrostem za wszelką cenę i bez rezygnacji z własnych zasad. Właśnie dlatego ich historia jest tak cenna dla przedsiębiorców z logistyki: bo nie opowiada o idealnym świecie, tylko o tym, jak dowozić w świecie, który ciągle się zmienia.
Jeśli chcesz zatrudniać cudzoziemców skutecznie, zacznij od porządku w dokumentach, uczciwego opisu pracy, dobrego wdrożenia i świadomości różnic kulturowych. Reszta to już operacyjne rzemiosło — i właśnie ono odróżnia firmy, które tylko szukają ludzi, od tych, które naprawdę potrafią zbudować stabilny zespół.
To tylko część historii. Jeśli chcesz usłyszeć, jak T2S budowało swoje pierwsze projekty, jak wygląda praca z dużymi klientami i co naprawdę oznacza rekrutacja cudzoziemców w logistyce, obejrzyj pełny odcinek.
Posłuchaj odcinka DSS#37 na YouTube →