Ten artykuł jest inspirowany rozmową z Michałem Kibilem w DSS#35. Jeśli chcesz usłyszeć, jak naprawdę wygląda wycena usług prawnych od środka, warto zacząć właśnie od tego odcinka.
Posłuchaj odcinka DSS#35 na YouTube →Artykuły na blogu Drugiej Strony Sukcesu powstają z tematów, które padają w podcaście, ale nie kończą się na samym cytowaniu rozmowy. Ten tekst bierze na warsztat jedno z najpraktyczniejszych pytań dla firm korzystających z usług ekspertów: czy lepiej płacić za godziny, czy ustalić stałą stawkę.
W rozmowie DSS#35 Michał Kibil bardzo jasno pokazuje, że model rozliczeń to nie jest techniczny detal. To decyzja, która wpływa na zaufanie klienta, płynność firmy i to, czy projekt finalnie zarabia, czy tylko wygląda na dobry na papierze. I właśnie o tym jest ten tekst: bez teorii dla teorii, za to z konkretnymi wnioskami dla przedsiębiorcy.
Model rozliczeń to nie kwestia gustu. To kwestia ryzyka
Najważniejsza rzecz, która wybrzmiewa w rozmowie, jest prosta: model rozliczeń powinien chronić obie strony. Klient chce przewidywalności. Kancelaria chce rentowności. Problem zaczyna się wtedy, gdy jedna strona dostaje komfort, a druga bierze na siebie cały ciężar niejasności.
Kibil opowiada, że w pracy prawniczej bardzo łatwo wpaść w pułapkę źle policzonego czasu. Z jednej strony możesz brać sprawę, która na starcie wygląda rozsądnie. Z drugiej - po pierwszych poprawkach, dodatkowych mailach i niedopowiedzeniach okazuje się, że projekt, który miał być prosty, zjada dwa razy więcej czasu. Jeśli rozliczasz się godzinowo, klient może czuć niepewność. Jeśli rozliczasz się ryczałtem bez dobrego opisu zakresu, ryzyko spada na ciebie.
To właśnie dlatego w rozmowie pojawia się bardzo konkretna obserwacja: klienci nie są w stanie samodzielnie ocenić, ile pracy powinno zająć dane zadanie. W usługach eksperckich wiedza jest asymetryczna. Ty wiesz, co jest oczywiste, a klient widzi tylko efekt końcowy. I tu nie ma miejsca na zgadywanie.
Dla przedsiębiorcy wniosek jest prosty: jeśli kupujesz usługi eksperckie, nie pytaj wyłącznie „ile za godzinę?”. Pytaj raczej:
- co dokładnie wchodzi w zakres,
- co jest efektem końcowym,
- co będzie dodatkowo płatne,
- jak wygląda procedura, gdy projekt się rozrasta.
Bez tego nawet uczciwy specjalista może wylądować w modelu, który niszczy relację albo jego własny biznes.
Godziny mają sens tylko wtedy, gdy obie strony rozumieją zasady gry
W rozmowie pada ważne zdanie: w niektórych przypadkach kancelarie odchodzą od stawek godzinowych i mówią klientowi z góry, ile coś będzie kosztować. To nie jest kaprys. To odpowiedź na realny problem: godziny same w sobie nie rozwiązują niczego, jeśli klient nie rozumie, co tak naprawdę kupuje.
Jeśli mówisz, że przygotowanie umowy kosztuje 3600 zł, ale nie doprecyzowujesz, że chodzi o pierwszy draft, to klient naturalnie będzie oczekiwał więcej. Jeśli nie zaznaczysz, że poprawki poza ustalonym zakresem są dodatkowe, zaczyna się niekończąca się wymiana maili. A każda taka wymiana to czas, którego nikt nie planował. Właśnie na takich detalach wywracają się relacje i marża.
Kibil zwraca uwagę na jeszcze jedną rzecz: stała kwota daje klientowi bezpieczeństwo. Wie, ile zapłaci. Wie, że nie wyskoczy mu niespodzianka na fakturze. Dla firmy to oznacza konieczność lepszego szacowania pracy, ale też większą szansę na zdrowe relacje. Jeśli umówiłeś się na 10 tysięcy, to jest 10 tysięcy. Jeśli na maksimum 40 tysięcy, to nie może to magicznie zmienić się w 60, bo tak wyszło po drodze.
To nie jest tylko kwestia uczciwości. To kwestia reputacji. W usługach eksperckich klient może nie znać procesu, ale bardzo dobrze pamięta, czy czuł się zaskakiwany.
Największy błąd: świetna praca merytoryczna bez pilnowania cash flow
Jedna z najmocniejszych części rozmowy dotyczy momentu, w którym kancelaria zaczynała działać dobrze merytorycznie, ale prawie padła przez finanse. I to jest lekcja, która wykracza daleko poza branżę prawniczą.
Kibil mówi wprost: można mieć dużo dobrych spraw, wysoką jakość pracy i nawet być „na plusie” w liczbach, a jednocześnie zabić firmę przez płynność. Wystarczy kilka niezapłaconych faktur, kilka opóźnień, trochę pracy wykonanej bez rozliczenia i nagle okazuje się, że na koncie jest zero. Nie ma z czego wypłacić ludzi, zapłacić VAT-u ani pokryć kosztów stałych.
To jest bardzo ważny sygnał dla każdego przedsiębiorcy: rentowność i płynność to nie to samo. Możesz mieć świetne wyniki na papierze i jednocześnie żyć od faktury do faktury. Dlatego model rozliczeń powinien uwzględniać nie tylko „ile zarobimy”, ale też kiedy te pieniądze realnie wpłyną.
W praktyce oznacza to kilka rzeczy:
- nie rozdzielaj chaotycznie finansów prywatnych i firmowych,
- pilnuj terminów płatności od początku,
- nie pozwalaj, żeby zbyt duży procent pracy był „na obietnicę”,
- sprawdzaj, czy projekt zarabia po uwzględnieniu wszystkich kosztów, nie tylko czasu pracy.
Właśnie dlatego rozmowa o modelu rozliczeń nie powinna zaczynać się od „co jest modne”. Powinna zaczynać się od pytania: czy ten model nie rozbije mi firmy przy pierwszym większym spiętrzeniu?
W połowie rozmowy Michał Kibil wchodzi bardzo konkretnie w temat stawek, płynności i tego, dlaczego świetna robota merytoryczna nie uratuje firmy, jeśli źle działa cash flow. To jeden z najmocniejszych fragmentów odcinka.
Posłuchaj odcinka DSS#35 na YouTube →Stała stawka działa, ale tylko wtedy, gdy dokładnie opiszesz granice
W rozmowie pada też bardzo praktyczny wniosek: jeśli przechodzisz na ryczałt albo cap, musisz precyzyjnie opisać, co jest w cenie. To brzmi banalnie, ale w praktyce jest jednym z najczęstszych źródeł konfliktów. Klient uważa, że płaci za „całość”. Specjalista uważa, że płaci za „zakres”. A między tymi dwoma słowami potrafi zmieścić się cała awantura.
Dlatego w usługach eksperckich warto ustalać nie tylko kwotę, ale też mechanikę współpracy. Co obejmuje pierwsza wersja? Ile rund poprawek? Co jeśli pojawi się nowy wątek? Kiedy trzeba renegocjować warunki? Michał bardzo wyraźnie pokazuje, że bez takiego doprecyzowania zaczyna się rozjazd między oczekiwaniami a rzeczywistością.
Dla firmy oznacza to jedną ważną zasadę: im bardziej korzystasz z modelu stałego, tym bardziej musisz zarządzać zakresem. Nie da się sprzedać spokoju klientowi i jednocześnie pozwolić, by projekt rozlewał się bez końca. To nie jest elastyczność. To jest wyciek marży.
Jeśli prowadzisz firmę i kupujesz podobne usługi, warto pamiętać o drugiej stronie medalu. Nie naciskaj na „jeszcze tylko jedną poprawkę”, jeśli nie wiesz, ile pracy to naprawdę oznacza. Często to właśnie drobne dopiski sprawiają, że projekt staje się dla wykonawcy nierentowny. A nierentowny projekt bardzo szybko zamienia się w gorszą jakość obsługi.
Najlepszy model rozliczeń to taki, który buduje zaufanie, a nie podejrzliwość
W całej rozmowie przewija się jeden motyw: zaufanie. I to jest chyba najważniejsze słowo w temacie rozliczeń. Michał mówi wprost, że jeśli klient ma poczucie, że jest oszukiwany albo „okradziony z pieniędzy”, to fundament współpracy pęka. W usługach eksperckich możesz mieć kompetencje, doświadczenie i szybkość, ale bez zaufania to nie wystarcza.
Dlatego najlepszy model rozliczeń to nie ten, który maksymalizuje krótkoterminowy przychód. To ten, który daje klientowi przewidywalność, a firmie zdrową marżę. Czasami będzie to stawka godzinowa. Czasami ryczałt. Czasami cap. Ale zawsze powinno to wynikać z charakteru pracy, poziomu niepewności i tego, jak bardzo da się dobrze opisać zakres.
Jeśli miałbym sprowadzić wnioski z tego odcinka do kilku prostych zasad, brzmiałyby tak:
- nie sprzedawaj godzin, jeśli klient kupuje spokój i przewidywalność,
- nie sprzedawaj stałej stawki bez granic zakresu,
- nie myl dużego obrotu z bezpiecznym cash flow,
- nie licz na to, że klient domyśli się, co było w cenie,
- pilnuj komunikacji, bo większość problemów zaczyna się od niedopowiedzeń.
To nie są wielkie idee. To są rzeczy, które decydują, czy usługa ekspercka będzie skalowalna, czy będzie wiecznie gaszeniem pożarów.
Jeśli chcesz usłyszeć więcej o tym, jak Michał Kibil myśli o wycenie, pracy z klientem i błędach, które prawie kosztowały kancelarię bardzo dużo, koniecznie obejrzyj pełen odcinek. W tej rozmowie jest jeszcze więcej praktycznych przykładów, których nie da się zmieścić w jednym artykule.
Jeśli temat wyceny usług prawnych jest ci bliski, pełny odcinek DSS#35 da ci dużo więcej kontekstu: od pierwszych błędów, przez cash flow, aż po model współpracy z klientem i partnerami.
Posłuchaj odcinka DSS#35 na YouTube →